Databehandlingsfortegnelse for
Heart Flow Foreningen

a) Navn og kontaktoplysninger
Heart Flow Foreningen
Strandbygade 46 b
6700 Esbjerg

Dataansvarlig: Jeannette Simone Damgaard
Telefon 53 57 87 71
e-mail: info@heartflow.dk

b) Formål
Formål med behandlingen af data:
At kunne opkræve kontingent fra medlemmerne.
At kunne udsende nyhedsmail på e-mail.
At kunne sende programmet med posten.
At kunne afholde og koordinere arrangementer.
At kunne udstede kursusbeviser for deltagelse i Heart Flow kurserne.
Specielt for billeder taget ved arrangementer:
At drive en hjemmeside med relevant information til medlemmer og andre interesserede
At drive en facebookside med relevant information til medlemmer og medlemmer af Facebook gruppen, samt andre interesserede.
At drive en Instagram profil med relevant information til medlemmer og andre interesserede.
At have en opdateret pressefoto mappe til brug for avisartikler om foreningen og dens aktiviteter.

c) Kategorier af registrerede og personoplysninger
Registrerede: Medlemmer, frivillige, brugere og foredragsholdere.
Kategori af personoplysninger: Almindelige personoplysninger.
Navn, Adresse, Telefonnummer, e-mail
mobile Pay nummer (foredragsholdere)
Kursusbeviser for deltagelse i Heart Flow kurserne.

Specielt for billeder:
situationsbilleder taget ved arrangementer
eller portrætbilleder efter forudgående samtykke.

d) Kategorier af modtagere ved videregivelse
Kategorier af modtagere:
Medlemmer af bestyrelsen
Nyhedsbrevs ansvarlig
Udsendelse af programmer ansvarlig
Brugerne selv vedr. Kursusbeviser for deltagelse i Heart Flow kurserne.

Specielt for billeder:
Hjemmeside ansvarlig
Facebook ansvarlig
Instagram ansvarlig

e) Overførsler til tredjelande og internationale organisationer
Vi må ikke bruge google drev eller cloud løsninger da de ikke kan garantere at data ikke forlader EU. (Servere i USA) Kun gemme på pc og i papirformat.

f) Slettefrister
Slettefrister:
Medlemmers data slettes senest 5 år efter udmelding af foreningen.
Frivilliges data slettes senest 5 år efter deltagelse er ophørt.
Brugeres data slettes, så hurtigt som muligt, efter arrangementet er slut.
Medlemslister kan gemmes hvis de er anonymiserede til brug for statistik.
Kursusbeviser slettes ikke.

Specielt for billeder:
Billeder slettes når medlemmer ønsker det, så hurtigt som muligt.

g) Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
Kun bestyrelsens medlemmer har adgang til personoplysninger. (medlemslister, og billeder). Disse oplysninger gemmes kun på pc/ mobile devices med adgangskode og i papirformat i aflåst skab.
Medlemslister gemmes som fil med adgangskode.

 

Databehandlingsfortegnelse for
Teosofisk Fellowship

a) Navn og kontaktoplysninger
Fortegnelsen skal indeholde den dataansvarliges navn og kontaktoplysninger. Når det er relevant, skal navn- og kontaktoplysninger på følgende aktører også angives; den fælles dataansvarlige, den dataansvarliges repræsentant og databeskyttelses rådgiveren.

Dataansvarlig: Jeannette Simone Damgaard
Telefon 53 57 87 71
e-mail: info@heartflow.dk

b) Formål
I fortegnelsen skal du oplyse om formålene med behandlingen. Det betyder, at samtlige formål med behandlingsaktiviteter under dit ansvar skal fremgå af fortegnelsen.

Formål med behandlingen af data:

At kunne udsende nyhedsmail på e-mail.
At kunne sende programmet med posten.
At kunne afholde og koordinere arrangementer.
Specielt for billeder taget ved arrangementer:

c) Kategorier af registrerede og personoplysninger
Fortegnelsen skal indeholde en beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af de personoplysninger, der behandles.

Registrerede: Medlemmer.
Kategori af personoplysninger: Almindelige personoplysninger.
Navn
Adresse
Telefonnummer
E-mail

Specielt for billeder:
Situationsbilleder taget ved arrangementer
eller portrætbilleder efter forudgående samtykke.

d) Kategorier af modtagere ved videregivelse
Når du enten videregiver eller vil videregive personoplysninger, skal fortegnelsen indeholde oplysninger om kategorien af modtagere. Hvis personoplysninger videregives til en international organisation, eller modtageren befinder sig i et dette også skulle fremgå af fortegnelsen

Kategorier af modtagere:
Medlemmer af bestyrelsen
Nyhedsbrevs ansvarlig
Udsendelse af programmer ansvarlig
Specielt for billeder:
Hjemmeside for Heartflow er ansvarlig
Facebook ansvarlig
Instagram for Heartflow er ansvarlig

e) Overførsler til tredjelande og internationale organisationer
Hvor det er relevant, skal du i fortegnelsen oplyse om overførsler af personoplysninger til et tredjeland eller en international, hvor sådanne overførsler foretages med hjemmel i forordningens artikel 49, stk. 1, andet afsnit, om fornødne garantier for en overførsel i henhold til artikel 46 skal du vedlægge dokumentation for de passende
Vi må ikke bruge google drev eller cloud løsninger da de ikke kan garantere at data ikke forlader EU. (Servere i USA) Kun gemme på pc og i papirformat.

f) Slettefrister
Hvis det er muligt, skal du i fortegnelsen oplyse om de forventede tidsfrister for sletning. Sådanne slettefrister skal angives for de forskellige kategorier af oplysninger, du behandler (se herved punkt c, nr. 2 ovenfor). Der lægges med andre ord ikke op til, at du skal angive en slettefrist for hele behandlingen.

Slettefrister:
Medlemmers data slettes et år efter udmelding af foreningen.
Brugeres data slettes, så hurtigt som muligt, efter arrangementet er slut
Medlemslister kan gemmes hvis de er anonymiserede til brug for statistik.

Specielt for billeder:
Billeder slettes når medlemmer ønsker det, så hurtigt som muligt.

g) Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
Hvis det er muligt, skal fortegnelsen indeholde en generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er omhandlet i forordningens artikel 32, stk. 1.

Kun bestyrelsens medlemmer har adgang til personoplysninger. (medlemslister, og billeder).
Disse oplysninger gemmes kun på pc/ mobile devices med adgangskode og i papirformat i aflåst skab.
Medlemslister gemmes som fil med adgangskode.