Heart Flow foreningens vedtægter

§ 1 FORENINGENS NAVN
Heart Flow Foreningen. Hjemmehørende i Esbjerg Kommune.

§ 2 FORENINGENS FORMÅL
Heart Flow Foreningens formål er at skabe gode muligheder for en gensidig støttet selvudviklingsproces for medlemmerne via faste planlagte aktiviteter, således at harmoni, tolerance og ansvarlighed bliver en større del af deres liv både i foreningen og i samfundet, med specielt fokus på en næstekærlig, hjælpsom og medfølende indstilling.
For at inspirere og støtte andre i deres selvudviklingsproces tilbyder foreningen åbne aktiviteter af oplysende og undervisningsmæssig karakter. Disse arrangementer planlægges uden overskud for øje og udføres med frivillig arbejdskraft. Eventuelt overskud indgår som støtte til foreningens arbejde.

§ 3 MEDLEMSKAB.
Som medlem kan optages enhver, som er fyldt 18 år, og som kan tilslutte sig foreningens formål.
Medlemskab opnås ved skriftlig indmeldelse og betaling af kontingent.
Medlemmerne betaler et helårligt kontingent, hvis størrelse fastsættes af generalforsamlingen.
Udmeldelse af foreningen sker skriftligt med øjeblikkelig virkning.
Refusion af kontingent kan ikke finde sted.
Afgørelse om udelukkelse og nægtelse af optagelse træffes af bestyrelsen.
Et medlem betragtes som udmeldt, når den pågældende ikke har betalt sit kontingent senest 1 måned efter, at der er rykket for det.

§ 4 GENERALFORSAMLINGEN
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest 15. maj med minimum nedenstående dagsorden:

§ Valg af dirigent
§ Bestyrelsens beretning
§ Fremlæggelse af årsregnskab og godkendelse af samme
§ Fremlæggelse af budget til orientering
§ Indkomne forslag
§ Fastsættelse af kontingent for medlemmerne for efterfølgende år
§ Valg af bestyrelse samt suppleanter
§ Valg af revisor samt suppleant
§ Eventuelt

Generalforsamlingen indkaldes skriftligt med mindst 3 ugers varsel, der dog ved ekstraordinære generalforsamlinger om nødvendigt kan afkortes til 14 dage. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden for generalforsamlingen.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen eller 2/3 af medlemmerne af foreningen forlanger det og med skriftlig angivelse af dagsorden.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Generalforsamlingen vælger selv en dirigent, som er bekendt med vedtægterne, og som ikke er medlem af den siddende bestyrelse.
Adgang til at deltage, tage ordet og stille spørgsmål på generalforsamlingen har ethvert medlem, der ikke er i kontingentrestance. Revisor har ligeledes adgang til at deltage i og tage ordet på generalforsamlingen, samt øvrige, som bestyrelsen måtte have inviteret.
Kandidater til de ledige bestyrelsespladser opstilles sideordnet på generalforsamlingen og vælges efter højeste stemmetal. Ved stemmelighed foretages omvalg.
Hvert medlem har en stemme, og beslutningsprocessen følger konsensusprincippet, som er en demokratisk proces, hvor man gennem samtalen i gensidig respekt for hinandens synspunkter finder frem til en gruppebeslutning, som alle kan acceptere. Hvor det mod forventning ikke lykkes at nå konsensus, træffes beslutninger ved simpelt stemmeflertal. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Referenten skriver referat for generalforsamlingen. Referatet underskrives af formand og næstformand.
Referat af generalforsamlingen skal offentliggøres senest 30 dage efter generalforsamlingen.

§ 5 BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING OG OPGAVER
Foreningen ledes af en bestyrelse, der vælges for 2 år ad gangen, genvalg kan finde sted. Bestyrelsen består af 5 medlemmer + 2 suppleanter. Bestyrelsen vælges af generalforsamlingen.
Der vælges formand, næstformand, kasserer, sekretær og yderligere et medlem.
Formanden og sekretæren er på valg i lige år og de resterende 3 medlemmer i ulige år. Suppleanter er på valg hvert år.
Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingens afholdelse og orienterer herefter medlemmerne.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 eller flere bestyrelsesmedlemmer er til stede.
Beslutninger træffes ved konsensus (se § 4). Hvor det mod forventning ikke lykkes at nå konsensus, træffes beslutninger ved stemmeflertal.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Suppleanter har ret til at deltage i bestyrelsesmøder.
Bestyrelsesmøder afholdes mindst 4 gange årligt, og når formanden finder det fornødent, eller når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer ønsker det .
Foreningens daglige ledelse varetages af bestyrelsen, der repræsenterer foreningen i alle forhold.
Bestyrelsen indkalder til generalforsamling mindst én gang årligt
Der udarbejdes beslutningsreferat efter hvert bestyrelsesmøde, som underskrives af formanden, næstformanden og referenten.

§ 6 BUDGET, REGNSKAB OG FORMUEFORHOLD
Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget til orientering på generalforsamlingen.
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.
Regnskabet skal underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen.
Årsregnskabet skal opgøres i henhold til god regnskabsskik og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende krav i lovgivningen.
Foreningens midler skal være anbragt i et anerkendt pengeinstitut med undtagelse af den nødvendige kassebeholdning.

§ 7 REVISION
Revisoren skal hvert år i februar måned gennemgå det samlede regnskab og se, at beholdninger er til stede. Regnskabet forsynes med en påtegning.
Revisorerne har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

§ 8 TEGNING
Foreningen tegnes af formanden og kassereren for bestyrelsen i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer.

§ 9 VEDTÆGTSÆNDRING
Vedtægtsændringer skal godkendes af generalforsamlingen ud fra konsensusprincippet. I tilfælde, hvor det mod forventning ikke lykkes at nå konsensus, skal ændringerne godkendes med 2/3 af de afgivne stemmer.

§ 10 FORENINGENS OPLØSNING
Beslutning om foreningens ophør kan kun tages op på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
For at være beslutningsdygtig skal mindst ½ af foreningens stemmeberettigede medlemmer være til stede. Beslutninger træffes ved konsensus. Hvor det mod forventning ikke lykkes at nå konsensus, skal mindst 2/3 af disse skal stemme for forslaget, før foreningen kan opløses.
Er denne ekstraordinære generalforsamling ikke beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling. Beslutninger træffes ved konsensus. Hvis det mod forventning ikke lykkes at nå konsensus, afgør stemmeflertallet, om foreningen skal opløses.
Eventuelt overskud ved ophør skal anvendes til almennyttige formål.
Vedtaget på stiftende generalforsamling den 23. september 2004.

 

Privatlivspolitik for Heart Flow Foreningen

Privatlivspolitik for Heart Flow foreningen udarbejdet d.18 juni 2018.

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Heart Flow foreningen er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Jeannette Simone Damgaard
Adresse: Grønningen 8, 6700 Esbjerg
Telefonnr.: 53578771
Mail: info@heartflow.dk

Heart Flow foreningens CVR: 32412564
Hjemmeside: www.heartflow.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse.

Oplysninger om frivillige:
Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som adresser, telefonnummer og mailadresser.
Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.

Oplysninger om brugere:
Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og kursusbeviser for deltagelse i Heart Flow kurserne.

Oplysninger om foredragsholdere:
Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse. Oplysninger om honorar til brug for regnskabet. Evt. mobile Pay nummer.

 

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx: Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er:
At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens brugere er:
At vi kan drive foreningens aktiviteter herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
At vi kan give besked om oprettelse af ønskede kurser og foredrag
At vi kan finde kursusbeviser for deltagelse i Heart Flow kurserne

 

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens foredragsholdere er:
At vi kan koordinere og håndtere foredragsholderenes opgaver i foreningen
At kunne udbetale honorar og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
At administrere din relation til foreningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
At kunne planlægge og afholde arrangementer og aktiviteter
At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig, senest 5 år efter at dit medlemskab, er ophørt.
Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig, senest 5 år efter at dit frivillige arbejde ophøre.
Brugere: Vi sletter oplysningerne om dig når arrangementet er slut. Kursusbeviser slettes ikke.
Foredragsholdere: Vi sletter ikke dine oplysninger før samarbejdet er slut.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse) Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.
Revision af privatlivspolitikken Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig her på vores hjemmeside.

PRIVATLIVSPOLITIK for Teosofisk Fellowship

Privatlivspolitik for Teosofisk Fellowship, Esbjerg udarbejdet d.18 juni 2018.

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Teosofisk Fellowship, Esbjerg er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Jeannette Simone Damgaard
Adresse: Grønningen 8, 6700 Esbjerg
Telefonnr.: 53578771
Mail: info@heatflow.dk

Behandling af personoplysninger . Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:
• Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse.

• Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til Teosofisk Fellowship, Esbjerg.

Oplysninger om brugere:
• Almindelige personoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse.

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx: Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige

 

Teosofisk Fellowships formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er:
• At behandle medlemsoplysninger – at sende nyhedsbrev
• At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At administrere din relation til foreningen.

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens brugere er:
• At vi kan drive foreningens aktiviteter herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
• At vi kan give besked om oprettelse af ønskede kurser og foredragshold.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

• At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
• At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen.
• At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig et år efter at dit medlemskab, er ophørt.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse) Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
• Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.